Sexta-feira, seis da tarde. Chega uma mensagem no meu WhatsApp: “Igor, chegou uma carta da Receita aqui. É grave?”. Quem escreve abriu a empresa sozinho, poucos meses antes. Se você está pensando em abrir empresa sem contador, ou já abriu e está tocando tudo por conta própria, este texto é pra você. Não é pra te assustar. É pra te mostrar os buracos que eu vejo quase toda semana no escritório e como desviar deles antes que o problema chegue, porque ele sempre chega na pior hora.
Eu recebo esse tipo de mensagem com muita frequência. E quase sempre ela aparece sexta à noite, na véspera de feriado ou no dia de pagar fornecedor. É o momento em que o empresário percebe que está sozinho e não sabe pra quem ligar.
Abrir empresa sem contador: dá para fazer?
Dá. Hoje a abertura é bem mais digital do que já foi. Pelo caminho oficial da Redesim, no portal do governo, a lógica é mais ou menos esta:
- Consulta prévia de viabilidade: você confere se a atividade pode funcionar no endereço escolhido e se o nome da empresa está livre.
- Inscrição e registro: você informa os dados para o CNPJ e faz o registro no órgão certo, que pode ser a Junta Comercial ou o cartório de registro de pessoas jurídicas, conforme o tipo de empresa.
- Licenças na prefeitura: por fim, você busca os alvarás e licenças que o seu município exige para a sua atividade.
Parece simples. Preenche, envia, sai um CNPJ. Prontinho. O problema é que a empresa não acontece só naquele formulário. Ela acontece na Receita Federal, na prefeitura, no Simples Nacional, no banco, na folha de pagamento e no DAS, que é a guia de imposto que chega todo mês. Cada um desses lugares pode te devolver um problema. E aí vem a pergunta que quase ninguém faz antes de abrir: quando der errado, pra quem você liga?
O que você decide na abertura (e que pesa por anos)
Na hora de abrir, você toma decisões que parecem detalhe de formulário, mas que definem quanto imposto vai pagar:
- CNAE: é o código da sua atividade. Ele define em qual tabela do Simples você cai e até se você pode ser MEI.
- Natureza jurídica: empresário individual, sociedade limitada com um sócio só (a chamada SLU), sociedade com sócios. Isso mexe, por exemplo, com a separação entre o seu patrimônio pessoal e o da empresa.
- Porte: MEI (faturamento de até R$ 81 mil por ano), microempresa (até R$ 360 mil) ou empresa de pequeno porte (acima disso, até R$ 4,8 milhões).
- Regime tributário: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. Ou seja, a regra que vai calcular os seus impostos.
Errar um desses itens não trava a abertura. O sistema aceita. Você só descobre o erro depois, no boleto.
Um caso real: pagando imposto a mais no Simples Nacional por meses
Vou te contar um caso que aconteceu aqui no escritório. Vou chamar a cliente de Ana, que não é o nome dela. Ana é profissional liberal da área da saúde e fez tudo direitinho, pelo menos achava que tinha feito. Assistiu vídeo, leu artigo, perguntou pra inteligência artificial. Abriu o CNPJ, escolheu o Simples Nacional e foi trabalhar tranquila, com uma ideia na cabeça de quanto ia pagar de imposto.
Aí chegou o primeiro DAS. Veio bem mais alto do que ela esperava. Ela achou que era erro do sistema e pagou. Veio o segundo, alto de novo. Ligou, abriu chamado, mandou e-mail. Ninguém explicava. Foram meses assim: pagando imposto a mais, todo mês, sem saber por quê.
Sabe o que era? Fator R.
Fator R do Simples Nacional, sem complicar
O Simples Nacional não tem uma alíquota única pra todo mundo. Ele tem tabelas diferentes, os chamados anexos, e cada atividade cai numa delas. Para algumas atividades de serviço, muito comuns entre profissionais liberais, existe uma regra chamada fator R.
Funciona assim: compara-se o quanto a empresa gasta com folha de pagamento, e aqui entra o seu pró-labore, com o quanto ela fatura. Se essa proporção fica acima de um patamar definido nas regras do Simples, a empresa vai para uma tabela mais barata. Se fica abaixo, cai numa tabela mais cara.
Ana não tinha pró-labore nenhum. Tirava dinheiro da empresa do jeito que dava. Resultado: pra Receita, a folha dela era zero, e a empresa caía direto na tabela mais cara. Se você é profissional liberal (saúde, consultoria, engenharia, tecnologia, entre outros), vale checar se a sua atividade está sujeita ao fator R. Essa conferência leva pouco tempo e pode mudar o seu DAS.
Pró-labore e fator R: o ajuste que mudou a conta
Pró-labore é a remuneração do sócio pelo trabalho que ele faz na empresa. Ou seja, é o seu “salário” de dono, registrado direitinho. Quando Ana passou a ter um pró-labore definido, calculado para o faturamento dela, a empresa saiu da tabela mais cara.
Agora, atenção: pró-labore não é de graça. Ele tem encargos, como a contribuição ao INSS e, dependendo do valor, imposto de renda na pessoa física. Então não é só colocar um pró-labore alto e pronto. É fazer a conta: quanto sobe de encargo de um lado, quanto cai de imposto do outro. Em muitos casos compensa; em outros, não. Por isso isso tem que ser olhado caso a caso.
E aqui está o que eu mais quero que você entenda: não faltou estudo pra Ana. Ela estudou mais que muito empresário por aí. Faltou alguém olhar pro caso dela e falar: “ó, isso aqui se resolve assim”. Uma frase só. Depois do ajuste, o que ela me disse, com outras palavras, foi que não tinha ficado mais esperta. Só tinha parado de ficar sozinha.
Tutorial é receita de bolo
Tem um papo rodando por aí: “hoje dá pra fazer tudo sozinho, tem tutorial pra tudo”. Isso é meia verdade. Tutorial é receita de bolo. Funciona, até o seu forno esquentar mais que o da receita. E o seu forno é o seu CNAE, o seu faturamento, a sua atividade, a sua cidade. Nenhum vídeo genérico conhece isso. Nem este artigo conhece. Ele te mostra onde olhar, mas não olha o seu caso.
As três contas de fazer tudo sozinho
- Dinheiro: imposto pago a mais, multa e juros por obrigação atrasada ou entregue errada.
- Tempo: cada hora brigando com sistema da Receita ou da prefeitura é uma hora que você não está atendendo cliente nem vendendo.
- Caixa como cobaia: essa é a pior. Você aprende errando, e quem paga cada erro é o dinheiro da sua empresa.
Os 3 buracos onde mais vejo empresário pequeno tropeçar
1. O MEI estourou o limite e nem percebeu
O MEI tem limite de faturamento de R$ 81 mil por ano. Parece longe, mas um MEI que vende bem chega lá rapidinho. E aí tem regra: se você passou um pouco do limite, existe um caminho; se passou muito, o caminho é outro, e ele pode te cobrar imposto lá de trás, como se você já tivesse deixado de ser MEI antes.
O erro clássico é não acompanhar o faturamento mês a mês e só descobrir o estouro na declaração anual. Quando o MEI estoura o limite, o roteiro costuma ser este:
- Comunicar o desenquadramento do SIMEI, ou seja, avisar que deixou de ser MEI;
- Fazer a alteração no registro da empresa, na Junta Comercial;
- Conferir as inscrições na prefeitura e no estado e as licenças, que podem mudar com o novo porte.
É também a hora de rever CNAE, regime tributário e pró-labore, porque a empresa passa a ser outra, com outras regras. Dica prática: anote todo mês quanto entrou de faturamento. Uma planilha simples já evita o susto.
2. Tirar dinheiro da empresa de qualquer jeito
Paga a conta de luz de casa no cartão da empresa. Faz Pix pra você mesmo sem critério nenhum, no valor que deu. Faz o mercado do mês com o dinheiro do CNPJ. Pra Receita, isso não é retirada organizada, é bagunça. E bagunça vira problema na hora de comprovar lucro, comprovar renda para um financiamento ou explicar a origem do dinheiro na sua declaração de imposto de renda.
- Tenha contas bancárias separadas: uma para o CPF, outra para o CNPJ;
- Defina um pró-labore e retire por ele;
- Se sobrar lucro, retire como distribuição de lucro, com o registro certo na contabilidade;
- Conta de casa se paga com a conta da pessoa física.
Ou seja: separa o que é CPF e o que é CNPJ. De quebra, isso ainda ajuda no fator R, porque o pró-labore passa a existir de verdade.
3. A reforma tributária e o Simples Nacional
Esse é o que mais vai pesar nos próximos anos. A reforma tributária traz dois tributos novos sobre o consumo: a CBS, federal, e o IBS, de estados e municípios. A troca acontece aos poucos, com um período de transição, e não tem como voltar atrás.
Quem está no Simples Nacional não fica de fora da conversa. Dependendo de para quem você vende, principalmente se o seu cliente é outra empresa, podem surgir decisões sobre a forma de recolher esses novos tributos, e os detalhes precisam ser acompanhados de perto. Quem fizer isso na base do achismo pode perder cliente, ficar mais caro que o concorrente ou pagar mais do que precisava.
Preciso de contador para minha empresa?
Depende do tipo de empresa. Vamos separar:
- MEI: a rotina foi pensada para ser simples: guia mensal, declaração anual e controle do faturamento. Dá para tocar sozinho boa parte do tempo. Mesmo assim, vale ter apoio na hora de crescer, contratar ou quando o faturamento chega perto do limite.
- Microempresa e empresa de pequeno porte: aqui a rotina muda de patamar. Tem escrituração, obrigações acessórias (ou seja, declarações que a empresa entrega ao fisco além de pagar o imposto), folha, pró-labore e fator R. O próprio processo de abertura na Redesim prevê a indicação de um profissional de contabilidade. Na prática, tocar uma ME sozinho é assumir tudo isso por conta própria.
O que perguntar antes de contratar
- Em qual tabela do Simples a minha atividade cai?
- Minha atividade tem fator R? Qual pró-labore faz sentido pra mim?
- Simples, Lucro Presumido ou Lucro Real: o que compensa no meu caso?
- Quem eu aciono quando chega uma notificação da Receita?
- Como a reforma tributária vai afetar a minha empresa?
Pedir ajuda não é fraqueza. Não é admitir que você não sabe. É respeito pelo dinheiro que você suou pra ganhar. Empresário bom não é o que faz tudo; é o que sabe a hora de chamar quem já passou por aquilo cem vezes.
Sinais de que você pode estar pagando imposto a mais
- O DAS vem bem diferente do que você esperava e ninguém te explica por quê;
- Você presta serviço e não tem pró-labore definido;
- Você nunca conferiu se o CNAE escolhido é o que melhor descreve a sua atividade;
- Seu faturamento cresceu e você nunca revisou o regime tributário;
- Você mistura contas pessoais com as da empresa.
Nenhum desses sinais garante que tem erro. Mas cada um deles é motivo para alguém olhar o seu caso com calma.
Perguntas frequentes
É possível abrir empresa sem contador?
Sim. O processo pela Redesim é digital e você consegue fazer a consulta de viabilidade, o registro e o pedido do CNPJ. O risco não está em conseguir abrir, e sim nas escolhas feitas no caminho (CNAE, porte, natureza jurídica e regime), que definem quanto você vai pagar de imposto daqui pra frente.
MEI precisa de contador?
Para a rotina básica, normalmente não. O MEI foi feito para ser simples. O cuidado maior é acompanhar o faturamento e não deixar passar do limite sem perceber, e buscar orientação quando for contratar ou migrar para microempresa.
O que é o fator R no Simples Nacional?
É a relação entre o que a empresa gasta com folha de pagamento, incluindo o pró-labore, e o que ela fatura. Para algumas atividades de serviço, essa proporção decide se a empresa paga imposto numa tabela mais barata ou numa mais cara do Simples.
Qual pró-labore eu preciso para o fator R?
Depende do seu faturamento, porque a regra é uma proporção e não um valor fixo. E como o pró-labore tem encargos, o valor ideal sai de uma conta: comparar o que você paga a mais de INSS e imposto de renda com o que deixa de pagar no DAS.
Meu MEI estourou o limite. E agora?
Primeiro, descubra de quanto foi o excesso, porque a regra muda se você passou um pouco ou muito. Depois, comunique o desenquadramento do SIMEI, ajuste o registro na Junta Comercial e confira inscrições e licenças. Quanto antes você agir, menor a chance de cobrança lá de trás pegar de surpresa.
Já abri sozinho e acho que estou pagando a mais. Dá pra corrigir?
Na maioria dos casos dá para corrigir daqui pra frente, ajustando pró-labore, CNAE ou regime quando for o caso. Se houve pagamento a mais no passado, pode existir caminho para rever esses valores, mas isso só se descobre olhando os seus números de perto.
A reforma tributária acaba com o Simples Nacional?
Não. O Simples continua existindo, mas convive com os novos tributos, a CBS e o IBS. Quem está no Simples, principalmente quem vende para outras empresas, vai precisar entender como isso afeta o preço e a competitividade do negócio.
Não espera a carta chegar na sexta à noite
Agora imagina. Chega a carta da Receita na sexta, seis da tarde, e você só encaminha. Do outro lado alguém fala: “isso aqui é tranquilo, resolve assim”. Imagina abrir o CNPJ já sabendo em qual tabela você cai e quanto vai pagar. Imagina o seu primeiro ano de empresa como se fosse o décimo. Isso é possível quando alguém olha o seu caso, e não um tutorial genérico.
Quer saber quanto a sua empresa vai pagar e qual regime é melhor para você? Fale com a Networking Contabilidade pelo WhatsApp. A gente olha o seu caso e descobre se você está na tabela certa, pagando o imposto certo. Pra acompanhar mais conteúdo assim, segue o Igor no Instagram e no canal do YouTube.
Porque o problema não espera você estar pronto. Ele chega, e chega na pior hora.
